Početkom siječnja mnoge udruge prikupljaju godišnju članarinu. Za primljenu uplatu izdaju uplatnice (svaka čast blagajniku/ici koji/a ih potom mora sve zavesti u Knjigu blagajne!), ali nisam primijetila da itko od njih traži OIB osobe na koju glasi uplatnica. Naime, po Zakonu o udrugama (NN74/14) svaka udruga mora voditi popis članova koji obavezno sadrži podatke o:
- osobnom imenu (nazivu)
- osobnom identifikacijskom broju (OIB)
- datumu rođenja
- datumu pristupanja udruzi
- kategoriji članstva
- datumu prestanka članstva u udruzi
Stoga apeliramo na sve udruge koje još nisu sredile svoje popise članova da to učine u najkraćem mogućem roku, jer taj popis mora od 01.01.2015.dostupan na uvid vašim članovima i nadležnim tijelima.
Sukladno Zakonu, a ako bi se osiguralo transparentno poslovanje udruga, podaci poput Statuta, odgovornih osoba za zastupanje, kontakti, područja djelovanja, financijski izvještaji dostupni su javnosti putem 2 registra – Registar udruga i Registar neprofitnih organizacija – RNO.
Udruge, kao i druge neprofitne organizacije, imaju obavezu vodit različite poslove knjige, ovisno da li su upisane u RNO pod obveznike jednostavnog ili dvojnog knjigovodstva. U nastavku donosimo pregled knjiga i izvještaja koje svaki oblik mora imati ili predavati:
| Opis | Dvojno knjigovodstvo | Jednostavno knjigovodstvo |
| Upis u RNO | obavezno | obavezno |
| Održavanje godišnjih skupština | obavezno | obavezno |
| Popis članova | obavezno | obavezno |
| Odluku o vođenju jednostavnog knjigovodstva i primjeni novčanog računovodstvenog načela | n/p | obavezno |
| Poslovne knjige | Dnevnik
Glavna knjiga Pomoćne knjige (knjige dugotrajne i kratkotrajne nefinancijske imovine, knjiga financijske imovine i obveza, knjiga blagajne, evidencija putnih naloga i korištenja službenih vozila, evidencija danih i primljenih jamstava i garancija, knjiga ulaznih računa, knjiga izlaznih računa i ostale pomoćne evidencije) |
Knjiga blagajne
Knjiga primitaka i izdataka Knjiga ulaznih računa Knjiga izlaznih računa Popis dugotrajne nefinancijske imovine |
| Financijski izvještaji | Bilanca
Izvještaj o prihodima i rashodima Skraćeni izvještaj o prihodima i rashodima Bilješke |
Financijski izvještaj o primicima i izdacima |
| Izvještaji donatorima | Ovisno o sklopljenom ugovoru i uputama donatora | Ovisno o sklopljenom ugovoru i uputama donatora |
| Izvještaj o potrošnji proračunskih sredstava | Obavezno za dobivena sredstva iz javnih izvora | Obavezno za dobivena sredstva iz javnih izvora |
| Popis imovine i obveza | Obavezno na kraju svake godine
Sadrži odluku o popisu, popisne liste, izvještaj popisnog povjerenstva |
Obavezno na kraju svake godine
Sadrži odluku o popisu, popisne liste, izvještaj popisnog povjerenstva |
| Izvješće organizatora volontiranja o obavljenim uslugama ili aktivnostima organizatora volontiranja | Obavezno za udruge koje imaju volontere | Obavezno za udruge koje imaju volontere |
| Upitnik o funkcioniranju sustava financijskog upravljanja i kontrola | obavezno | Nema obvezu |
| Financijski plan | Obavezno donijeti na temelju plana rada do 31.12. za sljedeću godinu
Sadrži: -plan prihoda i rashoda -plan zaduživanja i obveza -obrazloženje financijskog plana |
Mora sukladno statutu donjeti financijski plan, ali nije propisan rok niti oblik |
| IP obrazac
Potvrda o isplaćenom primitku, dohotku, uplaćenom doprinosu, porezu na dohodak i prirezu |
Dostavlja se zaposlenicima i vanjskim suradnicima ako je bilo isplata plaće ili honorara | Dostavlja se zaposlenicima i vanjskim suradnicima ako je bilo isplata plaće ili honorara |
| Evidencija putnih naloga i korištenja službenih vozila | Vodi se u slučaju da ima isplata putnih naloga, ili se koristi službeno vozilo | Vodi se u slučaju da ima isplata putnih naloga, ili se koristi službeno vozilo |
| Prijava poreza na dobit | U slučaju da udruga obavlja gospodarsku djelatnost i upisana je u sustav poreza na dobit | Nema obvezu |
| PDV obrasci | U slučaju da je udruga u sustavu PDV-a | Nema, jer udruga koja vodi jednostavno knjigovodstvo ne može biti u sustavu PDV-a |
| JOPPD obrasci | Za svaku isplatu fizičkim osobama, bilo da se radi o plaći, drugom dohotku, putnim nalozima, per diemima, loko vožji, regresima i sl. | Za svaku isplatu fizičkim osobama, bilo da se radi o plaći, drugom dohotku, putnim nalozima, per diemima, loko vožji, regresima i sl. |
| Obveza revizije | Udruge čiji su godišnji prihodi veći od 3.000.000 kn | Nema obvezu |
| Evidencija svih ugovora | Obavezno po Upitniku o samoprocjeni | Nema obvezu |
| Plan nabave | Obveza za organizacije kojima su osnivači javni naručitelji ili se financiraju više od 50% od strane javnih naručitelja (RH, JL(R)S, tijela javnog prava | Obveza za organizacije kojima su osnivači javni naručitelji ili se financiraju više od 50% od strane javnih naručitelja (RH, JL(R)S, tijela javnog prava |
S obzirom na poduži popis obaveznih evidencija i izvještaja, te propisane kazne za nevođenje istih, pozivamo sve predstavnike udruga (koji su i odgovorni za poslovanje udruge) da provjere sa kojim dokumentima raspolaži, te prionu poslu i usustave procedure upravljanja i kontrole poslovanja svoje udruge.
