Do kraja ožujka zakonski zastupnik neprofitne organizacije obavezan je provesti samoprocjenu učinkovitosti i djelotvornosti funkcioniranja sustava financijskog upravljanja i kontrola u organizaciji za prethodnu godinu. Nakon popunjavanja Upitnika dužan je izvijestiti najviše tijelo neprofitne organizacije o provedenoj samoprocjeni. Ovo se može riješiti i e-poštom, jer tijelo ne mora usvojiti navedenu samoprocjenu već ju samo primiti na znanje.
Upitnik moraju popunjavati organizacije koje su obveznici vođenja dvojnog knjigovodstva i ne mora se predati niti jednoj instituciji, iako donatori mogu tražiti uvid u Upitnik.
Navedeni upitnik se može pronaći na stranicama Ministarstva financija.
Upitnik sadrži 35 pitanja te sva moraju biti odgovorena na način da ispunite određeni stupac. Primjerice:
Na neka pitanja u Upitniku je lako odgovoriti, dok druga zahtjevaju pisane procedure i definirane opće ili interne akte.
Na primjer, kako ćete dokazati da vam svi računi zadovoljavaju pitanja od 6-12 iz upitnika, a imate 500 računa. Ovaj dio je moguće uskladiti definiranjem uzorka na kojem se radi procjena. Tako možete definirati da će se u procjenu uzeti 20% svih računa i to po knjigovodstvenim evidencijama – svaki 15. ulazni račun.
Isto tako neke stvari trebate imati definirano u Statutu ili drugom općem aktu. Ovo se odnosi na zadovoljavanje pitanja iz procedura financijskog poslavanje (pitanja broj 20-26), što većina organizacija nema definirano.
Opći akt sadrži opće pravne norme i mora ga prihvatiti najviše tijelo u organizaciji te bi taj akt najmanje morao sadržavati
- procedure za preuzimanje višegodišnjih ugovornih obveza
- ograničenja zakonskom zastupniku za raspolaganje imovinom
- postupanje sa ulaganjem novčanih sredstava u vrijednosne papire ili druge oblike financijske imovine
- postotak preraspodjele sredstava u financijskom planu
- definiranje što se smatra većim odstupanjem od financijskog plana
Kako biste imali što više pozitivnih odgovora u Upitniku, trebali biste napisati opći akt te dati Skupštini na prihvaćanje. No, vodite računa o tome da ako će vam Skupština prihvaćati ovaj akt početkom 2017. godine tada tek u 2018. možete u Upitniku odgovoriti pozitivno na pitanja koja ste definirali u navedenom aktu.
