Prelazak na eRačune i Fiskalizaciju 2.0 za mnoge poduzetnike ne znači samo promjenu načina izdavanja računa. Mijenja se i način na koji se računi šalju, zaprimaju, fiskaliziraju, evidentiraju i razmjenjuju s računovodstvom.

Na prvi pogled postupak može djelovati jednostavno: odaberete program, unesete podatke kupca i kliknete „Pošalji“. Međutim, prije izdavanja prvog eRačuna potrebno je pravilno postaviti nekoliko stvari – od podataka o vlastitoj tvrtki i kupcima do KPD oznaka, informacijskog posrednika i procesa razmjene dokumentacije s računovodstvom.

Prije nego što pošaljete prvi eRačun, provjerite ovih 7 stvari.

1. Odaberite kako ćete izdavati i zaprimati eRačune

Prvi korak je odabrati rješenje putem kojeg ćete izdavati i zaprimati eRačune.

Ovisno o svojim potrebama i obvezama, poduzetnici mogu koristiti računovodstvene i poslovne programe, usluge informacijskih posrednika ili druga dostupna rješenja.

Pri odabiru nije dovoljno pitati samo: „Koliko košta program za eRačune?“

Važnije je provjeriti omogućuje li rješenje koje razmatrate:

• izdavanje eRačuna
• zaprimanje eRačuna
• fiskalizaciju računa
• praćenje statusa poslanih računa
• povezivanje s računovodstvom
• evidentiranje i izvještavanje o naplati
• arhiviranje dokumentacije
• jednostavan izvoz podataka.

Najbolje rješenje nije nužno ono s najvećim brojem funkcionalnosti. Važno je da odgovara veličini vašeg poslovanja, broju računa koje izdajete i načinu na koji surađujete s računovodstvom.

2. Provjerite podatke o svojoj tvrtki

Prije izdavanja prvog eRačuna provjerite jesu li u sustavu ispravno uneseni svi podaci vašeg poslovnog subjekta.

Posebno provjerite:

• naziv i sjedište poslovnog subjekta
• OIB
• IBAN
• PDV status
• porezne podatke
• kontaktne podatke
• podatke potrebne za fiskalizaciju.

Ovaj korak djeluje jednostavno, ali pogrešno uneseni podaci mogu kasnije uzrokovati probleme pri izdavanju računa, fiskalizaciji ili knjiženju.

Zato je bolje provjeriti ih prije početka rada nego ispravljati račune nakon što su već poslani.

3. Ažurirajte podatke o kupcima

Nemojte čekati izdavanje prvog eRačuna da biste otkrili kako su podaci o kupcu zastarjeli ili nepotpuni.

Kod poslovnih kupaca posebno je važno provjeriti OIB i ostale podatke potrebne za ispravno izdavanje eRačuna.

Ako imate veću bazu kupaca, prelazak na eRačune dobra je prilika za njezino čišćenje.

Provjerite postoje li u bazi:

• duplicirani kupci
• zastarjeli podaci
• pogrešni OIB-ovi
• neaktivni kupci
• pogrešno uneseni nazivi poslovnih subjekata.

Digitalizacija može automatizirati velik dio procesa, ali ne može ispraviti netočan podatak koji je već unesen u sustav.

4. Pripremite KPD 2025 oznake za proizvode i usluge

Jedna od važnih priprema za izdavanje eRačuna u okviru novog sustava fiskalizacije jest povezivanje stavki računa s odgovarajućim KPD 2025 oznakama.

Zato prije početka izdavanja računa pregledajte proizvode i usluge koje fakturirate te utvrdite koje im oznake pripadaju.

Ako imate desetak proizvoda ili nekoliko standardnih usluga, taj posao može biti relativno jednostavan. Ako imate stotine artikala, velik katalog ili mnogo različitih vrsta usluga, priprema može zahtijevati znatno više vremena.

Nemojte zato tražiti odgovarajuću KPD oznaku svaki put kada trebate izdati račun.

Napravite popis proizvoda i usluga koje redovito fakturirate, odredite njihove odgovarajuće KPD 2025 oznake i unesite ih u sustav unaprijed.

Tako ćete kasnije ubrzati izdavanje računa i smanjiti mogućnost pogreške.

5. Provjerite informacijskog posrednika i potrebna ovlaštenja

Ako za razmjenu eRačuna koristite informacijskog posrednika, provjerite je li cijeli proces pravilno postavljen i aktiviran.

Prije prvog slanja trebali biste znati odgovore na nekoliko praktičnih pitanja:

• Tko šalje eRačun?
• Kako zaprimate eRačune dobavljača?
• Tko provodi fiskalizaciju?
• Gdje možete provjeriti je li račun uspješno poslan?
• Kako ćete vidjeti je li račun prihvaćen ili odbijen?
• Što trebate napraviti ako slanje računa ne uspije?

Prema uputama Porezne uprave, ovlaštenja povezana s informacijskim posrednikom uređuju se kroz FiskAplikaciju.

Zato nemojte pretpostaviti da je dovoljno samo ugovoriti ili odabrati informacijskog posrednika. Provjerite jesu li napravljeni i svi potrebni koraci kako bi razmjena eRačuna mogla pravilno funkcionirati.

6. Testirajte cijeli proces prije prvog stvarnog eRačuna

Jedan od najboljih načina da izbjegnete probleme jest testirati proces prije nego što trebate izdati važan račun kupcu.

Ako rješenje koje koristite omogućuje testiranje, prođite cijeli postupak i provjerite možete li:

1. kreirati račun
2. odabrati ispravnog kupca
3. unijeti proizvod ili uslugu
4. dodijeliti odgovarajuću KPD oznaku
5. poslati eRačun
6. pratiti njegov status
7. zaprimiti odgovor sustava.

Na taj ćete način na vrijeme otkriti nedostaje li neki podatak, ovlaštenje ili postavka.

Puno je jednostavnije riješiti problem tijekom testiranja nego u trenutku kada stvarni kupac čeka račun.

7. Dogovorite proces razmjene eRačuna s računovodstvom

Uvođenje eRačuna nije samo tehničko pitanje. Ono utječe i na način na koji poduzetnik i računovodstvo međusobno razmjenjuju dokumentaciju i informacije.

Zato prije početka rada s računovodstvom dogovorite:

• kako računovodstvo zaprima ulazne račune
• gdje su dostupni izlazni računi
• tko pregledava i odobrava ulazne račune
• tko prati odbijene ili neuspješno poslane račune
• kako se evidentira naplata
• što napraviti kada račun treba ispraviti
• kako se dostavlja dodatna dokumentacija povezana s računom.

Što je ovaj proces jasnije postavljen, manje ćete vremena kasnije trošiti na dodatna pitanja, ručni unos i traženje dokumentacije.

Kontrolna lista prije slanja prvog eRačuna

Prije nego što prvi put kliknete „Pošalji“, provjerite jeste li napravili sljedeće:

• Podaci moje tvrtke su točni.
• Podaci kupaca su ažurirani.
• Odabrao/la sam odgovarajuće rješenje za izdavanje i zaprimanje eRačuna.
• Informacijski posrednik i potrebna ovlaštenja pravilno su postavljeni.
• Proizvodima i uslugama dodijeljene su odgovarajuće KPD 2025 oznake.
• Testirao/la sam proces izdavanja i slanja eRačuna.
• S računovodstvom sam dogovorio/la način razmjene računa i ostale dokumentacije.

Ako možete označiti svih sedam stavki, napravili ste najvažnije pripreme za izdavanje prvog eRačuna.

eRačun nije samo PDF u drugom formatu

Jedna od čestih pogrešaka jest promatrati eRačun kao digitalnu verziju računa koji ste do sada izrađivali u PDF-u i slali e-mailom.

eRačun nije običan PDF račun. Riječ je o strukturiranom elektroničkom dokumentu koji omogućuje automatiziranu razmjenu i obradu podataka između poslovnih sustava.

Zbog toga prelazak na eRačune utječe na cijeli proces: od izdavanja i slanja računa do zaprimanja, fiskalizacije, knjiženja i praćenja naplate.

Upravo zato vrijedi uložiti vrijeme u dobro postavljanje procesa prije izdavanja prvog računa.

Kada su sustavi pravilno povezani, podaci uređeni, a odgovornosti jasno definirane, digitalizacija dugoročno može značiti manje ručnog unosa, manje administracije i manje prostora za pogreške.

Trebate pomoć s pripremom za eRačune i Fiskalizaciju 2.0?

Ako niste sigurni jeste li pravilno postavili proces izdavanja i zaprimanja eRačuna, nemojte čekati prvi problem da biste provjerili što nedostaje.

Prije početka rada provjerite sa svojim računovodstvenim servisom koje se obveze odnose upravo na vaše poslovanje, što trebate pripremiti i kako će izgledati razmjena dokumentacije nakon uvođenja eRačuna.

U ACT Kontu svojim klijentima pomažemo prilagoditi računovodstvene procese novim digitalnim obvezama i organizirati ih tako da eRačuni budu dio jednostavnijeg, a ne dodatno kompliciranog poslovanja.

Napomena: Pravila, rokovi i tehničke specifikacije povezane s Fiskalizacijom 2.0 i eRačunima mogu se mijenjati i nadopunjavati. Prije primjene provjerite aktualne informacije Porezne uprave te obveze koje se odnose na vaš poslovni subjekt.