U suvremenom poslovnom okruženju sve je češće da poslodavci organiziraju smještaj za radnike, osobito u sektorima koji se oslanjaju na sezonski rad, zapošljavanje stranih radnika ili kada postoji velika geografska udaljenost između radnog mjesta i mjesta prebivališta radnika. No, kad nadoknada smještaja radnicima postaje neoporeziv primitak? Kad se računa kao plaća u naravi? I kako sve to pravilno evidentirati?

U nastavku donosimo pregled ključnih pravila i postupanja u vezi s nadoknadom troškova smještaja radnicima – uz računovodstvene i porezne implikacije.

Što zakon dopušta?

Prema Pravilniku o porezu na dohodak (čl. 7. st. 2. t. 36.), poslodavac može neoporezivo nadoknaditi trošak smještaja radniku za vrijeme trajanja radnog odnosa, pod uvjetom da:

• Postoji vjerodostojna dokumentacija (ugovor o najmu ili račun),
• Trošak se isplaćuje bezgotovinski (na račun najmodavca ili radnika),
• Nadoknada se odnosi isključivo na stvarne troškove smještaja (ne uključuje režije, TV, internet i sl.).

Ova mogućnost odnosi se na sve radnike, bez obzira na vrstu ugovora (određeno, neodređeno, puno ili nepuno radno vrijeme) i mjesto rada.

Smještaj za radnike – načini organizacije

1. Poslodavac izravno plaća smještaj

• Najčešći slučaj – poslodavac unajmi stan, apartman ili hotelski smještaj te trošak izravno plaća najmodavcu.
• U tom slučaju se smještaj ne smatra plaćom u naravi, već neoporezivim primitkom.
• Iznos se evidentira u JOPPD obrascu (oznaka 67).

Važno: PDV na najam se može pojaviti ako najmodavac jest u sustavu PDV-a. U tom slučaju poslodavac nema pravo na odbitak pretporeza, jer se trošak ne smatra izravno poslovnim rashodom, već beneficijom radniku.

2. Radnik sam plaća najam, poslodavac refundira

• Radnik sam pronalazi smještaj, potpisuje ugovor i dostavlja poslodavcu dokaz (račun ili ugovor).
• Poslodavac refundira iznos na račun radnika.
• U tom slučaju, također je riječ o neoporezivom primitku, evidentiranom u JOPPD obrascu (oznaka 68).

Upozorenje: Ako više radnika koristi isti smještaj, potrebno je jasno raspodijeliti ukupni trošak po radniku.

3. Smještaj u vlastitim objektima poslodavca

• Ako poslodavac ima vlastite stambene jedinice (npr. kupljeni stanovi), može organizirati smještaj izravno.
• Potrebno je izraditi kalkulaciju troška (amortizacija, oprema, režije), koji se potom ravnomjerno raspoređuje po korisnicima.
• Takav oblik smještaja također se priznaje kao neoporeziv primitak, a u JOPPD se evidentira uz vjerodostojnu dokumentaciju.

Što je s režijama – računaju li se režije kao nadoknada kada je u pitanju smještaj za radnike?

• Režijski troškovi nisu obuhvaćeni neoporezivim smještajem.
• Ako ih poslodavac podmiri, to se smatra plaćom u naravi, osim ako se radnicima izda račun i trošak im se naplati.

Primjer: Ako je ukupni račun za režije 670 €, a smještaj koristi 8 radnika – svaki će radnik dobiti račun na 83,75 €, koji može sam podmiriti.

Agencijski radnici – posebna pravila

Agencijski radnici formalno su zaposleni kod agencije, ne kod korisnika (tvrtke u kojoj rade). Stoga:

• Korisnik NE MOŽE neoporezivo podmiriti troškove smještaja tim radnicima – u tom slučaju se radi o oporezivom dohotku.
• Rješenje: korisnik može “prefakturirati” troškove smještaja agenciji, koja onda može isplatiti neoporezivu nadoknadu svojim zaposlenicima.

Računovodstveni aspekti nadoknada smještaja radnicima

Knjiženje troška smještaja:

• Trošak smještaja: konto 4616 – “Trošak smještaja radnika”
• Plaćanje najmodavcu ili radniku: konto 222 / 1000 (dobavljači / tekući račun)
• Kod vlastitih kapaciteta: priznaje se prihod (konto 7554) i trošak (4616) u jednakom iznosu

Nadoknada troškova koji se odnose na smještaj za radnike može biti snažan alat zadržavanja i motivacije radne snage – osobito u sektorima s velikim deficitom kadrova ili sezonskim poslovima. Međutim, nužno je:

• Jasno razlikovati poslovni i privatni trošak
• Voditi točnu i urednu dokumentaciju
• Paziti na režijske troškove i PDV tretman
• U slučaju agencijskih radnika – posredovati kroz agenciju

Pravilno evidentirani i neoporezivi troškovi smještaja omogućuju poslodavcima fleksibilnost, a radnicima veću sigurnost i mobilnost – što je važan faktor u tržištu rada koje se ubrzano mijenja.

Treba vam pomoć? Javite nam se!