Kontroling je ukratko upravljanje poslovnim rezultatom. On objedinjava sve resurse organizacije, analizira ljudske, materijalne, financijske i informacijske resurse, uspoređuje ih s planovima i trendovima te pretvara sve objedinjene podatke u informacije koje su potrebne menadžmentu za odlučivanje.
Postupci u financijskom kontrolingu
Kontroling se radi na više razina ovisno o vrsti odluke koju je potrebno donijeti – strateška razina ili operativna. Na strateškoj razini se uspoređuju višegodišnji podaci i donosi odluka koja može dovesti do restrukturiranja poduzeća, gašenja pogona, otpuštanja radnika, povećanja proizvodnje, nove investicije i sl. Operativna je svakodnevna razina gdje se uspoređuje najčešće mjesečna realizacija i odstupanja sukladno tome.
Neki od postupaka financijskog kontrolinga su:
- Planiranje prihoda i troškova
- Upravljanje poslovnim rezultatima
- Upravljanje troškovima
- Interne kontrole
- Analiza financijskih izvještaja i poslovno odlučivanje
Svako upravljanje započinje izradom plana. Plan se sastoji najmanje od prihoda i rashoda koji se očekuju u poslovnoj godini. Idealno je ako se plan proširi i na plan proizvodnje i plan prodaje, a sve ovisno o vrsti djelatnosti kojom se organizacija bavi. Ovisno o potrebi kontrolinga rade se i planovi – možda će nekome biti potreban dnevni plan, dok će kod manjih organizacija biti dovoljan i tromjesečni plan.
Plan se uspoređuje sa dostupnim knjigovodstvenim podacima, pa prije izrade plana je potrebno prilagoditi softver da ima mogućnost kreiranja informacija koje su nam potrebne za usporedbu i analizu podataka. Kada dobijemo realizirane podatke možemo ih ponajprije uspoređivati sa planovima, zatim sa prethodnim godinama, konkurentima, trendovima na tržištu i vidjeti gdje se nalazi naša organizacija. Ako organizacija ima više djelatnosti, više glavnih proizvoda i usluga koje želi pratiti dobro je u informacijskom sustavu i u planovima definirati centre odgovornosti. Ti centri mogu biti i odjeli – prodaja, uprava, proizvodnja; ili razdvajati praćenje po uslugama knjigovodstva i edukacije. Kada imamo centre možemo lakše mjeriti učinkovitost i upravljati poslovnim rezultatom.
Podaci iz financijskih izvještaja služe nam i za dobivanje pokazatelja našeg poslovanja, poput pokazatelja profitabilnosti, efikasnosti, rentabilnosti, likvidnosti koji u kratkom roku mogu snimiti stanje organizacije i ukazati na neželjena odstupanja.
Ako smo dostigli maksimum na tržištu sa svojim proizvodom/uslugom a još ne postižemo odgovarajuću dobit treba se orijentirati na troškove. Troškove možemo dijeliti na fiksne i varijabilne. Varijabilni troškovi su oni vezani uz proizvod ili uslugu, a fiksni troškovi su stalni troškovi bez obzira na naše poslovanje i ostvarene prihode poput najma, režija i sl. Kod troškova je potrebno analizirati operativnu učinkovitost i učinkovitost poslovnih procesa kako bi se vidjelo gdje su moguće uštede.
Naravno da se nijedna analiza ne može raditi bez da imamo unaprijed definirane rizike i prijetnje koje se mogu dogoditi, te izrađen sustav interne kontrole i upravljanja tim rizicima ako se realiziraju.
Kada sve planove i izvršenja usporedimo, te analiziramo rizike i razloge odstupanja menadžment može donijeti kvalitetnu odluku o budućem poslovanju.