Bez obzira da li se radi o projektu financiranom iz nacionalnih sredstva, EU izvora ili međunarodnih donatora svaki od njih financira administrativne, neizravne ili indirektne troškove u određenom postotku.
Koji su to administrativni troškovi?
U administrativne troškove ubrajaju se oni troškovi koji nastaju u okviru projekta, ali nisu u izravnoj vezi s ostvarenjem jednog ili više ciljeva projekta.
To su troškovi koji nastaju kako bi se provela aktivnost, ali nije cijeli iznos troška vezan uz projekt koji provodimo. Najčešći primjer takvog troška su troškovi najma i režija u uredu u kojem organizacija posluje.
Administrativni troškovi se kreću u iznosima od 7% do 20% ukupne vrijednosti direktnih troškova projekta ili troškova osoblja. Iznos ovisi o donatoru i jasno je definiran u pozivu za podnošenje projektnih prijedloga ili uputama za prijavitelje.
Kod ESF projekata taj iznos je 15% prihvatljivih izravnih troškova osoblja.
Primjeri administrativnih/neizravnih troškova:
- računovodstvo (trošak knjigovodstvenih usluga);
- administrativni troškovi (naknade za osobe ovlaštene za zastupanje društva, čije se odgovornosti ne odnose isključivo na projekt);
- troškovi operativnog osoblja (ljudski resursi, financijske i administrativne usluge, usluge tajništva te pravne usluge) neophodne za poslovanje;
- najam uredskog prostora za administrativnu provedbu projekta;
- naknade za električnu i toplinsku energiju, plin i vodu, naknade za zbrinjavanje otpadnih voda i dr. režijski troškovi;
- troškovi poštarine, telefona, interneta, kurirske usluge;
- usluge tekućeg održavanja
- uredski materijal, sitni inventar
- bankarske nknade (oprez: u nekim projektima bankarski troškovi nisu prihvatljivi!)
- naknada za usluge koje nisu u izravnoj vezi s provedbom projektne aktivnosti a dio su općeg poslovanja nekog subjekta (npr. usluge izrade dokumentacije i provedbe postupka nabave opreme);
- izrada promotivnih materijala koji služe promociji projekta, a šireg su značenja i odnose se na cjelokupno područje djelovanja nekog subjekta (primjerice ugovor s nekom PR agencijom za cjelokupno područje djelatnosti, a ne samo za projekt).
Kako se izračunavaju administrativni troškovi?
Najjednostavniji način obračunavanja navedenih troškova je postotak od ukupnih direktnih troškova. No neki donatori traže da se ti troškovi izračunavaju na temelju broj zaposlenih ili kvadrature uredskog prostora.
Primjer:
Pretpostavimo da imamo sljedeće troškove na projektu:
| Troškovi osoblja | 100.000 kn |
| Ukupni direktni troškovi projekta | 300.000 kn |
| Broj zaposlenih osoba u organizaciji | 10 |
| Broj zaposlenih osoba na projektu (puno radno vrijeme) | 2 |
| Uredski prostor organizacije | 100 m2 |
| Prostor potreban za provedbu projekta (za 2 zaposlene osobe) | 20 m2 |
Sada ćemo prikazati izračun administrativnih troškova putem različitih modela:
| 15 % troškova osoblja | 100.000 kn *0,15 | 15.000 kn |
| 15% direktnih troškova | 300.000 kn *0,15 | 45.000 kn |
| Administrativni troškovi na temelju broja zaposlenih i troškova osoblja | 2/10=0,2 100.000 kn * 0,2 | 20.000 kn |
| Administrativni troškovi na temelju kvadrature i ukupnih troškova | 20/100 = 0,2 300.000 kn * 0,2 | 60.000 kn |
